Anleitung für die Profile Administration von persolog Online.

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Hier ein kurzes Video über die Bestellung und Verwendung von Profilen auf persolog.online mit Simon.

Grundlagen

Die Profile Administration ist die Plattform zur Verwaltung von Online-Profilen für persolog Online. Nutzer können hier

  • ihre erworbenen Online-Profile einsehen,

  • Projekte erstellen und

  • Teilnehmer verwalten.

Für jeden Teilnehmer kann der Fragebogen versandt werden und der Status des Profils kann während des gesamten Fortschritts des Teilnehmers durch den Fragebogen und die Profilerstellung nach erfolgreichem Fragebogenabschluss nachvollzogen werden.

Diese Anleitung gibt einen Überblick über

  • alle Funktionen der Profile Administration,

  • vom Kauf von Online-Profilen

  • über die Verwaltung von Projekten

  • bis hin zum Herunterladen von Profilen.

Für weitere Fragen, Änderungswünsche und Feedback kannst du gerne unser Support-Team kontaktieren.

So holst du dir persolog Online auf deinen Homescreen

Du kannst dir auf sämtlichen mobilen Endgeräten persolog Online ganz einfach auf deinen Homescreen holen. So sparst du dir jede Menge Aufwand und hast den Zugang zu deinen Online-profilen direkt zur Hand.

Und so geht’s für iOS (Safari)

  1. Gebe einmal im Browser deines mobilen Endgeräts die Domain persolog.online ein

persolog Online als App speichern
persolog Online als App speichern
  1. Wähle über das Upload-Symbol user 'Zum Home-Bildschirm' aus

persolog Online zum Home-Bildschirm hinzufügen
persolog Online zum Home-Bildschirm hinzufügen
  1. Ändere ggf. den Namen ab und klicke auf 'Hinzufügen'

App-Namen anpassen
App-Namen anpassen
  1. Du solltest jetzt ein neues Icon auf deinem Homescreen haben. Klickst du darauf, kommst du direkt auf persolog Online

Und so geht’s für Android (Google Chrome)

  1. Gebe einmal im Browser deines mobilen Endgeräts die Domain persolog.online ein

  2. Wähle über die Punkte oben rechts 'Zum Startbildschirm hinzufügen' aus

persolog Online als App speichhern bei Android
persolog Online als App speichhern bei Android
  1. Ändere ggf. den Namen ab und klicke auf 'Hinzufügen'

App-Namen bei Android anpassen
App-Namen bei Android anpassen
  1. Du solltest jetzt ein neues Icon auf deinem Homescreen haben. Klickst du darauf, kommst du direkt auf persolog Online

Account und Registrierung

So meldest du dich mit deinem persolog Account an

Um die Profile Administration nutzen zu können, benötigst du einen Account. Wenn du bereits einen Account für eine andere persolog Plattform besitzt (z.B. den persolog Webshop, eport oder Keelearning), kannst du dich mit diesem Account auch in der Profile Administration anmelden.

In der Profile Administration geht das, indem du auf das Benutzersymbol user und dann auf Anmelden klickst.

So registrierst du dich neu

Solltest du noch keinen Account besitzen, kannst du dich einfach neu registrieren. In der Profile Administration geht das, indem du auf das Benutzersymbol user und dann auf registrieren klickst.

Account erstellen
Account erstellen
Den neu erstellen Account kannst du dann auch für alle anderen persolog Plattformen nutzen. Du musst dich also nicht neu registrieren, wenn du Profile im Webshop kaufen möchtest.

Account-Einstellungen anpassen

Über das Benutzersymbol user kannst du deine Account-Einstellungen anpassen. Klicke dazu auf 'Persönlicher Account'.

Account-Einstellungen anpassen
Account-Einstellungen anpassen

Zugangsdaten ändern

Deine E-Mail-Adresse, dein Name und dein Passwort sind für alle persolog-Instanzen identisch, daher sind sie hier ausgegraut. Du kannst diese ändern, indem du auf 'Account Einstellungen ändern' klickst.

Solltest du deine Zugangsdaten ändern, wird das zentral für alle persolog-Instanzen angepasst, also auch für den Shop oder unser LMS.

Weitere Einstellungen anpassen

Du kannst die Einstellungen in deinem Account so anpassen, wie es sich für deine Zwecke anbietet.

Die Einstellungen sind die Basis für die Anlage und den Versand der Fragebogen. Über Speichern werden deine Änderungen jeweils übernommen.

Firmennamen

Gibst du einen Firmennamen ein, so erhält dein Teilnehmer in der Fragebogen-Mail diesen (mit deinem Namen) auch angezeigt.

Standard-Sprache

Wenn du als Standard-Sprache 'Deutsch' wählst, werden deine Profile automatisch auf Deutsch angelegt. Du kannst die Sprache natürlich immer innerhalb eines Projektes nochmals anpassen. Solltest du jedoch nur englische Seminar veranstalten, dann ändere am besten die Standard-Sprache auf Englisch.

Profilempfänger

Es gibt bei den Profilempfängern 3 Möglichkeiten:

  1. Kontakt (du selbst): Das bedeutet, die Profile gehen immer nur an dich. Du kannst sie deinem Teilnehmer jedoch später noch freigeben

  2. Beide: Das bedeutet, dass sowohl du als auch der Teilnehmer direkt Zugang zum Profil erhaltet

  3. Teilnehmer: Das bedeutet, dass nur der Teilnehmer das eigene Profil sehen darf. Du hast darauf keinen Zugriff (du siehst nur, dass das Profil da ist, kannst es dir jedoch nicht anschauen)

Account löschen

Du kannst deinen Account auch jederzeit wieder über den Button 'Account löschen' löschen.

Solltest du deinen Account löschen, werden auch alle Profile und Projekte, die im Account sind, gelöscht. Auch der Teilnehmer kann dann nicht mehr auf das Profil zugreifen.

Online-Profile kaufen

Für Kunden aus Deutschland und Österreich gibt es grundsätzlich 2 Möglichkeiten, Online-Profile zu erwerben: über den persolog-Shop oder direkt über die Monatliche Abrechnung in der Profile Administration.

Über den persolog Webshop für Kunden aus Deutschland & Österreich

Online-Profile können direkt im persolog Webshop gekauft werden. Wähle dazu im Webshop auf der Seite des jeweiligen Profils einfach das Format 'Online-Profil' aus.

Online-Profil im Webshop
Online-Profil im Webshop
Anhand der Sprachauswahl kannst du erkennen, welche Sprachen es bereits für das Online-Profil gibt, aber du kannst in der Profile Administration jederzeit die Sprache ändern, selbst wenn du ein Online-Profil in einer bestimmten Sprache gekauft hast.

Wenn du noch keine Profile besitzt, siehst du in der Profile Administration nach der Anmeldung alle Profile, die es derzeit in der Profile Administration gibt. Jedes Profil kannst du über den Link 'Profile kaufen' direkt im Webshop kaufen und dann sofort verwenden.

Profile Administration vor dem ersten Profil-Kauf
Profile Administration vor dem ersten Profil-Kauf

Nach dem erfolgreichen Abschluss des Profil-Kaufs im Webshop, schicken wir dir eine Bestätigungsmail mit einer kurzen Anleitung der Verwendung der Profile in der Profile Administration. Die gekauften Online-Profile stehen sofort nach dem Kauf in der Profile Administration für dich zur Verwendung bereit.

Profil-Übersicht mit Persönlichkeits-Profil
Profil-Übersicht mit Persönlichkeits-Profil
1 Nach dem erfolgreichen Kauf eines Online-Profils im Webshop siehst du das Profil oben in der Profile Administration.
2 Hier siehst du die Anzahl Profile, die du von diesem Typ besitzt.
3 Die Profile, die du noch nicht besitzt, findest du jetzt darunter, wenn du auf 'weitere Profile' klickst.
Du kannst auch ein Profil, dass du noch nicht besitzt in die Profil-Übersicht oben einfügen. Klicke dazu auf das Herzsymbol neben dem Profil. Auf diese Weise kannst du bereits ein Projekt für dieses Profil erstellen und alle Teilnehmer pflegen, bevor du ein Profil kaufen musst.

Über Monatliche Abrechnung

Für bestehende Kunden, die häufiger Profil-Käufe tätigen, bieten wir die monatliche Abrechnung an. Dabei können Profile bei Bedarf direkt in der Profile Administration gekauft werden und werden dann am Ende des Monats in einer gesammelten Rechnung abgerechnet.

Wenn du dich für die monatliche Abrechnung interessierst, kannst du dich bei unserem Support melden. Wir prüfen deine Anfrage dann und setzen uns mit dir in Verbindung.

So funktioniert die Monatliche Abrechnung:

Wenn in deinem Account die monatliche Abrechnung aktiviert ist, siehst du in der Profil-Übersicht bei jedem Profil neben dem Webshop-Link 'Profile kaufen' einen Link 'Monatliche Abrechnung'. Über diesen Link gelangst du zu der Seite, auf der du die gewünschte Anzahl Profile für diesen Profil-Typ direkt kaufen kannst. Du verlässt also nicht die Profile Administration, sondern kaufst die Profile direkt dort.

Profilkauf Monatliche Abrechnung
Profilkauf Monatliche Abrechnung
Der Profil-Kauf kommt durch Klicken des Buttons 'Kaufen' zustande und ist bindend.

Wie viele Profile du im aktuellen Monat bereits über die Monatliche Abrechnung gekauft hast, siehst du, indem du auf das Benutzersymbol user klickst und Profil-Käufe auswählst (du musst dafür angemeldet sein). Es werden alle Profile angezeigt und ein kleiner blauer Kreis enthält die Anzahl der in diesem Monat gekauften Profile für den jeweiligen Profil-Typ. Darunter wird tabellarisch jeder einzelne Profil-Kauf mit Datum und Menge aufgelistet.

Übersicht über Profil-Käufe
Übersicht über Profil-Käufe

Online-Profile für Kunden aus anderen Ländern

Wenn ihr nicht aus Deutschland oder Österreich seid, meldet euch gerne bei unserem Support. Wir werden dir Möglichkeiten aufzeigen, wie auch du persolog online nutzen kannst.

Profile verwenden

Es gibt zwei Möglichkeiten gekaufte Profile zu verwenden.

Über Teilnehmer hinzufügen

Wenn du bereits genau weißt, welchen Teilnehmern du einen Fragebogen-Link zukommen lassen möchtest, kannst du in der Profil-Übersicht beim jeweiligen Profil 'Profil verwenden' anklicken und 'Teilnehmer hinzufügen' auswählen.

Über Direktlink verwenden

Weißt du noch nicht genau, welche Teilnehmer du erreichen möchtest (z.B. bei Profilen, die du für die Suche neuer Mitarbeiter verwendest) oder kommunizierst du mit deinen Teilnehmern nicht per E-Mail, kannst du einen Direktlink erstellen.

Bei einem Direktlink gibst du nur an, wie viele Teilnehmer du ungefähr erwartest (du kannst das aber später auch jederzeit anpassen) und es wird ein Link generiert, den du über einen beliebigen Kanal mit deinen Teilnehmern teilen kannst - es erhält also jeder Teilnehmer den gleichen Link. Einen Direktlink erstellst du, indem du bei 'Profil verwenden' 'Direktlink erzeugen' auswählst.

Teilnehmer hinzufügen

Wählst du unter 'Profile verwenden' 'Teilnehmer hinzufügen' aus, gelangst du zu folgender Seite.

Teilnehmer hinzufügen
Teilnehmer hinzufügen
1 Profil-Sprache für die Teilnehmer in diesem Projekt wählen: Du kannst hier frei zwischen allen verfügbaren Profil-Sprachen wählen, egal was du beim Kauf im Webshop angegeben hast.
2 Profil-Empfänger wählen: Der Profil-Empfänger bestimmt, wer am Ende Zugriff auf das generierte Profil des Teilnehmers hat. Du kannst zwischen Kontakt (du selbst), dem Teilnehmer und euch beiden wählen.
3 Projekt-Namen anpassen: Du kannst den generierten Namen für das Projekt, für das du gerade Teilnehmer anlegst, beliebig verändern.
4 Fokus für die Teilnehmer festlegen: Bei Profilen, die für einen bestimmten Fokus (ein bestimmtes Umfeld) ausgefüllt werden, kannst du für alle Teilnehmer im Projekt auswählen, welcher Fokus verwendet werden soll (also z.B. 'bei der Arbeit'). Dies ist kein Pflichtfeld, gibst du hier nichts an, kann der Teilnehmer beim Ausfüllen des Fragebogens selbst wählen, welchen Fokus er verwenden möchte.
5 Teilnehmer-Daten eingeben: Hier gibst du die Daten deiner Teilnehmer an.
Jedes Profil kann später auch kostenfrei in einer der anderen verfügbaren Profilsprachen nachbestellt werden.
Die voreingestellte Profilsprache und Einstellung bei den Profil-Empfängern kannst du in deinen [Account-Einstellungen] verändern. Wenn du z.B. bei jedem Projekt als Profil-Empfänger nur den Teilnehmer auswählst, kannst du es dort voreinstellen und jedes Projekt hat dann automatisch diese Einstellung.

Wichtig: Beim Eingeben der Teilnehmerdaten ist die Angabe der E-Mail-Adresse pro Teilnehmer verpflichtend. Zusätzlich kann auch der Nachname oder Vor- und Nachname angegeben werden.

So gibst du die Adresse ein
  • Nur E-Mail-Adresse: Gibst du nur E-Mail-Adressen ein, kannst du diese einfach durch einen Zeilenumbruch getrennt in das Teilnehmerdaten-Feld eingeben:

max.muster@test.com
monika.muster@test.com
momo.muster@test.com
  • Weitere Daten pflegen: Möchtest du auch Vor- oder Nachname pflegen, trennst du die Angaben mit einem Leerzeichen:

max.muster@test.com
monika.muster@test.com Monika Muster (1)
momo.muster@test.com Muster (2)
1 E-Mail-Adresse, Vorname und Nachname
2 E-Mail-Adresse und Nachname

Wenn du auf den Button 'Vorschau' klickst, siehst du, welche Teilnehmerdaten pro Teilnehmer gespeichert werden würden und es wird geprüft, ob deine Angaben korrekt sind.

Nachdem du auf 'Speichern' geklickt hast, werden die Teilnehmer und das Projekt angelegt und du gelangst zur Projektübersicht. Du kannst aber auch dort nochmal die Namen und E-Mail-Adressen deiner Teilnehmer anpassen.

Nachdem du die Teilnehmerdaten eingegeben und gespeichert hast, sind die Teilnehmer im Projekt gespeichert und werden dir angezeigt. Damit die Teilnehmer den Fragebogen ausfüllen können, musst du den Fragebogen-Link nun noch versenden.

So geht’s: Fragebogen-Link versenden
  • Dazu kannst du entweder bei jedem Teilnehmer einzeln auf 'Fragebogen-Link versenden' klicken

  • oder du kannst alle Teilnehmer gleichzeitig aktivieren.

Wird bei dir statt des Buttons 'Fragebogen-Link versenden' der Button 'Profile kaufen' angezeigt, besitzt du keine Profile des im Projekt verwendeten Profil-Typs. Du kannst dann einfach per Klick auf den Button Profile im Webshop kaufen und dann direkt hier verwenden.
Fragebogen-Link an alle Teilnehmer gleichzeitig versenden:

Alle Teilnehmer gleichzeitig aktivierst du, indem du in der Projektübersicht oben auf das Icon mit den drei Punkten klickst und dort unter 'Aktionen für alle Teilnehmer' 'Fragebogen-Link an alle versenden' auswählst.

Profil-Empfänger einstellen

Bei der Angabe der Profil-Empfänger solltest du dir sicher sein, da du diese Angabe nicht mehr ändern kannst, sobald mindestens einer der Teilnehmer im Projekt den Fragebogen erhalten hat.

Der Teilnehmer sieht im Fragebogen, wer das Profil erhält und stimmt dem zu, sodass der Empfänger sich aus datenschutzrechtlichen Gründen danach nicht mehr ändern darf.

Wählst du aus, dass nur der Teilnehmer das Profil erhalten soll, dann hast du auch keine Möglichkeit, über die Profile Administration an das Profil zu kommen. Wählst du aus, dass nur du selbst das Profil bekommen sollst, hast du aber später noch die Möglichkeit, das Profil mit dem Teilnehmer zu teilen.

Mein Teilnehmer hat mehrere Vornamen

Wenn dein Teilnehmer mehrere Vornamen hat und du sie bei der Teilnehmer-Anlage angibst, wird der zweite und jeder weitere Vorname als Teil des Nachnamens interpretiert.

Nach dem Speichern kannst du jedoch in der Projektübersicht mittels der drei Punkte bei dem jeweiligen Teilnehmer die Teilnehmerdaten nochmal anpassen und explizit angeben, was zum Vornamen und was zum Nachnamen gehört.

Projektübersicht Teilnehmer bearbeiten

Zusätzlichen Profil-Empfänger eintragen

Du hast die Möglichkeit, eine zusätzliche E-Mail-Adresse als Empfänger für ein Profil einzutragen, die selbst weder Trainer noch Teilnehmer ist. Diese Funktion kann nützlich sein, wenn beispielsweise noch eine weitere Person in die Profilauswertung eingebunden werden soll.

Du kannst dies ganz einfach bei den Projekteinstellungen eines bereits erstellen Projekts einstellen.

Zusätzlichen Profil-Empfänger hinzufügen

Einfach die gewünschte E-Mail-Adresse in das entsprechende Feld eintragen und schon kann die betreffende Person auf das Profil oder den Bericht des Teilnehmers zugreifen.

Bitte achte jedoch aus datenschutzrechtlichen Gründen darauf, keine offenen E-Mail-Adressen wie z.B. info@email.de als Empfänger anzugeben. Es muss für den Teilnehmer transparent bleiben, wer Zugriff auf seine Profil-Ergebnisse haben wird.

Wenn du mit einem Direktlink arbeiten möchtest, wählst du bei 'Profil verwenden' die Option 'Direktlink erzeugen' aus.

Wie bei der Option Teilnehmer hinzufügen kannst du hier

  • den Projektnamen wählen und

  • Fokus und

  • Profilsprache, sowie

  • die Profilempfänger festlegen.

Statt dass du nun aber alle Teilnehmer mit ihren Daten einpflegst, gibst du unter 'Teilnehmeranzahl' nur an, wie viele Teilnehmer maximal den Fragebogen über diesen Direktlink ausfüllen dürfen.

Keine Sorge, du kannst das später noch anpassen und auch erhöhen, wenn die Anzahl der Teilnehmer ausgeschöpft ist. Dafür bekommst du sogar eine Mail, die dir mitteilt, dass das Teilnehmerkontingent für den Direktlink aufgebraucht ist.
Damit du einen Direktlink erzeugen kannst, musst du bereits so viele Profile besitzen, wie Teilnehmer deinen Direktlink verwenden können sollen.

Nachdem du die Anzahl der Teilnehmer angegeben und gespeichert hast, wird dir die Projektansicht mit dem Direktlink angezeigt. Diesen kannst du mit den nebenstehenden Buttons entweder direkt öffnen oder in die Zwischenablage kopieren.

Du kannst den Link nun mit deinen Teilnehmern teilen. Wenn diese ihre Daten pflegen und anfangen den Fragebogen auszufüllen, werden sie automatisch im Projekt hinzugefügt.

Möchtest du, dass der Direktlink nicht mehr genutzt werden kann, aber du benötigst das Projekt selbst noch, dann kannst du den Direktlink löschen, das Projekt wird dann in ein Projekt mit manuell gepflegten Teilnehmern konvertiert. Alle Teilnehmer, die bereits angefangen haben, den Fragebogen auszufüllen werden beibehalten. Genauso kannst du ein manuell gepflegtes Projekt in einen Direktlink umwandeln. Beide Optionen findest du, indem du in der Projektübersicht auf das Icon mit den drei Punkten klickst und dort entweder 'Direktlink löschen' oder 'Zu Direktlink-Projekt konvertieren' auswählst.

Teilnehmerinformationen abrufen

Du hast die Möglichkeit, dir nähere Informationen zum Teilnehmer anzeigen zu lassen. Konkret kannst du sehen, an welcher Stelle der Teilnehmer gerade steht (Status) und du kannst dir auch anzeigen lassen, über welchen Link der Teilnehmer zum Fragebogen gelangt.

Das ist besonders dann wichtig, wenn der Teilnehmer bspw. keine Mail zum Fragebogen bekommen hast – in dem Fall kannst du den Link einfach kopieren und dem Teilnehmer zukommen lassen.

Klicke dazu einfach beim Teilnehmer auf die 3 Pünktchen und dann 'Teilnehmerdetails'.

Teilnehmerinformationen abrufen
Teilnehmerinformationen abrufen

Teilnehmer-Aktivitäten einsehen

Wenn du als Trainer wissen willst, wann du welchem Teilnehmer welches Profil geschickt hast und wie der aktuelle Status ist, kannst du bei „Teilnehmer verwalten“ unter den 3 Punkten eine detaillierte Liste der Teilnehmer-Aktivitäten aufrufen.

Wenn dich konkrete Zeitpunkte der Teilnehmeraktivitäten interessieren, findest du dies hier.

Teilnehmer-Aktivitäten einsehen
Teilnehmer-Aktivitäten-einsehen

Profile freigeben

Wenn du als Profilempfänger nur dich selbst eingetragen hast, kannst du das Profil im Nachgang über das System freigeben, dann erhält der Teilnehmer das Profil automatisch über unseren Profile Download.

Klicke dazu einfach auf den Button 'Profil freigeben', der auftaucht, sobald ein Profil beim Teilnehmer existiert.

E-Mail aus der Projektübersicht an alle Teilnehmer senden

Rechts bei den 3 Punkten gibt es eine Funktion "E-Mail an alle Teilnehmer versenden". Wenn du darauf klickst, öffnet sich dein Standard-E-Mail-Programm und alle Teilnehmer des Projekts werden mit ihrer E-Mail-Adresse automatisch ins BCC gesetzt.

E-Mail an alle Teilnehmer senden
E-Mail an alle Teilnehmer senden

Neue Profilsprache für den Download hinzufügen

Unabhängig davon, welche Sprache du beim Kauf des Profils ausgewählt hast, hast du immer die Möglichkeit, das Profil in allen verfügbaren Sprachen downzuloaden.

So geht’s: Profile in weiteren Sprachen downloaden
  1. Klicke dazu einfach auf die 3 Pünktchen beim Teilnehmer und wähle 'Neue Profilsprache'.

  2. Dort kannst du über das Drop-Down die gewünschte Profilsprache hinzufügen.

  3. Es dauert einen Moment, bis das Profil in der neuen Sprache hinzugefügt und generiert ist.

  4. Sobald das neue Profil verfügbar ist, kannst du das Profil mit der neuen Sprache unter „Profil herunterladen“ auswählen.

Weitere Profilsprache hinzufügen
Weitere Profilsprache hinzufügen
Die Profilsprache kann man nur pro Teilnehmer auswählen. Das gilt nicht für alle Teilnehmer des Projekts.

Sprachübersicht über die Profile

In der Profilübersicht kann man sich über die 3 Pünktchen beim jeweiligen Profil Produktdetails anzeigen lassen. Dort sieht man, in welchen Sprachen das jeweilige Profil verfügbar ist.

Falls du auch bei anderen persolog-Profilen wissen möchtest, in welchen Sprachen diese verfügbar sind, kannst du einfach unter den Sprachen auf Mehr Informationen klicken. Dort erhältst du eine Übersichtsseite mit allen Profilen, Fragebogen und verfügbaren Sprachen.

Teilnehmer löschen

Gehe auf die 3 Pünktchen bei dem Teilnehmer, den du löschen möchtest und klicke auf 'Teilnehmer löschen' bzw. 'Teilnehmer und Profil löschen'.

Hat der Teilnehmer den Fragebogen bereits ausgefüllt, wird dir das Profil trotzdem von deinem Kontingent abgezogen und die Information zum ausgefüllten Profil ist gelöscht.
Hat der Teilnehmer den Fragebogen noch nicht beendet bzw. gar nicht erst angefangen, wird dir das Profil wieder gutgeschrieben.

Gehe einfach auf die 3 Pünktchen auf der Projektübersicht oben rechts, um den Direktlink zu löschen.

Wenn du einen Direktlink löscht und bereits Teilnehmer den Fragebogen ausgefüllt haben, werden dir die Profile trotzdem von deinem Kontingent abgezogen und die Informationen zum ausgefüllten Profil sind gelöscht. Die Anzahl der Profile, die noch nicht ausgefüllt wurden, werden dir allerdings wieder gutgeschrieben.

Projekteinstellungen

Projekteinstellungen bearbeiten

Du kannst auch im Nachgang noch deine Projekteinstellungen bearbeiten. Dazu hast du 2 Möglichkeiten:

  1. Über den Link unterhalb der Daten im Projekt 'Projekteinstellungen bearbeiten' oder

  2. Über die 3 Punkte 'Projekteinstellungen bearbeiten'

Dort kannst du im Nachgang die Profilsprache, den Fokus und den Profilempfänger verändern - vorausgesetzt, der Fragebogen-Link wurde noch nicht versendet.

Den Projekt-Namen kannst du jederzeit anpassen.

Projekte über Tags sortieren

Du hast in den Projekteinstellungen die Möglichkeit, Tags zu vergeben, um später in deiner Projektübersicht schnell und einfach Projekte wiederzufinden.

Tags anlegen

Gebe dazu einfach unter 'Tags' die Begriffe ein, unter denen du später das Projekt wiederfinden möchtest. Du kannst die Begriffe einfach mit Komma trennen, damit sie als unterschiedliche Tags angenommen werden.

So gibst du die Tags korrekt ein
Testseminar, Testfirma, Teamseminar
Sobald du die Leerzeichen-Taste betätigst, wird das Tag als solches auch angezeigt.
Nach Tags suchen

Du kannst nun in der Projektübersicht nach allen angelegten Tags filtern. Klicke dazu einfach in das Tags-Feld rein, dann werden dir alle Tags angezeigt, die du erstellt hast. Du kannst auch anfangen, den gwünschten Tag einzutippen. Auch in dem Fall wird dieser Tab aufpoppen und du kannst ihn einfach auswählen.

Nach Tags filtern
Nach Tags filtern

Wenn du ein Tag in der Suche auswählst, werden dir nur noch die Projekte angezeigt, denen du dieses Tag vergeben hast.

Projekt löschen

Gehe einfach auf das rote Mülleimer-Symbol auf der Projektübersicht oben rechts, um das Projekt zu löschen.

Wenn du ein Projekt löscht, sind alle Informationen und Dokumente gelöscht – auch beim Teilnehmer

Gruppen-Charts

Gruppen-Charts erstellen

Für einige Profile hast du die Möglichkeit, 2 unterschiedliche Gruppen-Charts zu erstellen: das Basic-Chart Basic-Chart und das ausführliche Gruppen-Chart Group-Chart. Du erhältst dann einen Überblick über die Ergebnisse deiner Teilnehmer innerhalb eines Projekts.

Beide Charts sind kostenlos und können erzeugt werden, sobald es in dem Projekt ausgefüllte Fragebogen gibt.

Wenn du mehr darüber wissen möchtest, worin der Unterschied zwischen dem Basic-Chart und dem Gruppen-Chart liegt, dann melde dich gerne bei unserem Support.
So kannst du die Charts erstellen:

Du hast generell 2 Möglichkeiten innerhalb eines Projektes, die Charts zu erstellen:

  1. Über die 2 Icons (Diagramm- bzw. Gruppensymbol) neben dem Projekt-Namen. Um das Chart zu erhalten, klicke dazu einfach auf das Symbol. Beim Basic-Chart Basic-Chart öffnet sich dann automatisch eine neue Seite. Beim Gruppen-Chart Group-Chart erscheint zunächst ein kleines Pop-Up-Fenster mit der Übersicht deiner Teilnehmer. Du kannst dann selbst entscheiden, ob du das Gruppen-Chart nur für einzelne Teilnehmer erhalten oder alle Teilnehmer integrieren möchtest.

  2. Über die 3 Punkte rechts oben in der Projektübersicht. Dort kannst du auswählen, ob du das Basic-Chart oder das Gruppen-Chart generieren möchtest.

Neue Gruppen-Chart-Sprache für den Download hinzufügen

Unabhängig davon, in welcher Sprache dein Projekt angelegt ist, hast du immer die Möglichkeit, das Gruppen-Chart in allen verfügbaren Sprachen downzuloaden.

Um weitere Sprachen hinzuzufügen, muss bereits ein Gruppen-Chart erstellt sein.
So geht’s: Gruppen-Chart in weiteren Sprachen downloaden
  1. Klicke dazu einfach auf die 3 Pünktchen beim Gruppen-Chart und wähle 'Neue Profilsprache'.

  2. In dem Pop-Up musst du zunächst noch einmal alle Teilnehmer auswählen, die für das Gruppenchart berücksichtigt werden sollen. Wichtig: Die Einstellungen der Teilnehmer aus dem ursprünglichen Gruppen-Chart kann leider nicht automatisch übernommen werden, daher muss die Auswahl neu getroffen werden.

  3. Des Weiteren kannst du über das Drop-Down die gewünschte Profilsprache hinzufügen.

  4. Es dauert einen Moment, bis das Gruppen-Chart in der neuen Sprache hinzugefügt und generiert ist.

  5. Sobald das neue Gruppen-Chart verfügbar ist, kannst du das Gruppen-Chart mit der neuen Sprache unter „Gruppen-Chart herunterladen“ auswählen.

Neue Download-Sprache hinzufügen
Neue Download-Sprache hinzufügen

Besonderheiten bei Profilen

361 Grad Feedback

Das 361 Grad Feedback konzentriert sich auf eine Person, die von mehreren Personen mit unterschiedlichen Rollen Feedback erhalten möchte.

So bestellst du ein 361 Grad Feedback:
  1. Du benötigst dafür mehrere Profile: Ein Profil für den Feedback-Empfänger, damit er den Fragebogen ausfüllen kann, und weitere Profile für jeden zusätzliche Teilnehmer, der Feedback geben soll.

  2. Nachdem du die gewünschte Anzahl der Profile erworben hast, gibt es auch bei diesem Profil die 2 Möglichkeiten, Teilnehmer hinzuzufügen: über Teilnehmer hinzufügen oder über Direktlink erstellen.

  3. Als Fokus trägst du die Person ein, für die die Teilnehmer ihr Feedback geben sollen.

  4. Wichtig ist, dass beim Profil-Empfänger Kontakt (du selbst) ausgewählt wird, da ansonsten kein Gruppen-Chart erzeugt werden kann.

  5. Nachdem du die Teilnehmer hinzugefügt hast, speicherst du einmal ab.

  6. Als nächstes musst du noch eine letzte Vorbereitung treffen, indem du auf die drei Punkte des Projekts in der Projektübersicht klickst und Rollen bearbeiten auswählst. Wähle hier die Rollen aus, die später den Teilnehmern zur Verfügung stehen sollen. Erst dadurch wird im Fragebogen die Option zur Rollenauswahl verfügbar. Die Rolle des Feedback-Empfängers ist hierbei obligatorisch.

Rollen bearbeiten
Rollen bearbeiten
Rollen Auswahl
Rollen Auswahl
  1. Wenn du den Fragebogen-Link als Teilnehmer öffnest und die Geschäftsbedingungen akzeptierst, hast du nun die Möglichkeit, eine Rolle auszuwählen, einschließlich der des Feedback-Empfängers.

Fragebogen richtig ausfüllen

Die Personen, die das Feedback geben, sowie der Feedback-Empfänger, füllen ihre Daten aus und wählen ihre entsprechende Rolle, bevor sie den Fragebogen ausfüllen. Sobald mit dem Ausfüllen des Fragebogens begonnen wird, ist der Fokus automatisch auf die zuvor definierte Person gesetzt.

Ein letzter Schritt: Gruppenchart bestellen

Sobald die Profile vorhanden sind, kannst du dann eine Gruppenübersicht (Gruppenchart) erstellen, um die Erkenntnisse des 361 Grad Feedbacks übersichtlich zu visualisieren.

Organisationale Resilienz als Gruppenchart

So bestellst du Organisationale Resilienz als Gruppenchart:
  1. Du benötigst dafür mehrere Profile: Für jeden Teilnehmer, der Teil des Organisations-Charts sein soll, muss ein separates Profil erworben werden.

  2. Nachdem du die gewünschte Anzahl der Profile erworben hast, gibt es auch bei diesem Profil zwei Möglichkeiten, Teilnehmer hinzuzufügen: über Teilnehmer hinzufügen oder über Direktlink erstellen.

  3. Wichtig ist, dass beim Profil-Empfänger Kontakt (du selbst) ausgewählt wird, da ansonsten kein Gruppen-Chart erzeugt werden kann.

  4. Nachdem du die Teilnehmer hinzugefügt hast, speicherst du einmal ab.

  5. Als nächstes musst du noch eine letzte Vorbereitung treffen, indem du auf die drei Punkte des Projekts in der Projektübersicht klickst und Abteilungen hinzufügen auswählst. Gib hier die Bezeichnung der Abteilungen an, die später den Teilnehmern zur Auswahl stehen sollen. Erst dadurch wird im Fragebogen die Option der Abteilungs-Auswahl verfügbar.

Abteilung hinzufügen
Abteilung hinzufügen
Auswahl Abteilungen
Auswahl Abteilungen
Fragebogen richtig ausfüllen

Die Personen, die Teil des Gruppencharts sein sollen, tragen ihre Daten ein und wählen ihre entsprechende Abteilung, bevor sie den Fragebogen ausfüllen.

Ein letzter Schritt: Gruppenchart bestellen

Sobald die Profile generiert sind, kannst du dann eine Gruppenübersicht (Gruppenchart) erstellen, um die Resilienz der Organisation übersichtlich zu visualisieren.

Accounts verknüpfen

Es gibt die Möglichkeit, Accounts zu verknüpfen, so dass jemand anderes die Rechte über deinen Account hat. Ein Account kann immer nur von dem Account aus mit einem anderen Konto verknüpft werden, der die Rechte übergibt. Es gibt nicht die Möglichkeit, einen anderen Account um Bearbeitungsrechte anzufragen.

Account-Rechte übertragen - so geht’s

So übergibst du die Rechte für deinen Account an jemand anderen:

  1. Du klickst auf 'Persönlicher Account'

  2. Ganz unten taucht der Button 'Account verknüpfen' Account verknüpfen auf, den klickst du an

  3. Im Pop-Up kannst du auswählen, a) welche E-Mail-Adresse die Berechtigung erhalten soll, deine Profile/Projekte zu verwalten und b) welche Zugriffsrechte derjenige bekommen soll

Accounts verknüpfen
Accounts verknüpfen
  1. Über den Button 'Account verknüpfen' bestätigen Der Account, dem man die Rechte vergeben hat, hat nun Zugriff auf deine Projekte bzw. kann dir Profile zuweisen.

Du kannst jemandem nur das Recht geben, dass er/sie dir Profile zuweisen darf, dh Profile eines Profils auf deinen Account draufpacken kann (Profile übertragen) oder aber du kannst jemandem das Recht geben, komplette Projekte in deinem Account zu bearbeiten (Projekte verwalten & Profile übertragen).

Beachte, dass Benutzer mit Zugriff auf deine Projekte neue Projekte erstellen, Teilnehmer hinzufügen und bearbeiten und Fragebogenlinks versenden können. Beispiel: Ich bin Trainer und möchte meiner Assistenz die Möglichkeit geben, Online-Profile über den Shop zu kaufen, mir zuzuweisen und dann auf meinem Account die Profile zu verschicken. Die Profile werden von deinem Konto abgezogen, als würdest du deine Projekte selbst verwalten.

Aus Gründen der Datensicherheit haben andere Benutzer jedoch keinen Zugriff auf die erstellten Profile deiner Teilnehmer.

So sieht das im freigegebenen Account aus

Wenn die Accounts erfolgreich verknüpft sind, sieht der Account-Inhaber, dem ein Account freigegeben wurde, dies auch in seinen Projekteinstellungen unter 'Persönlicher Account'.

Ansicht freigegebener Accounts
Ansicht freigegebener Accounts

Hier findest du alles rund um das Thema Accounts verknüpfen in Video-Form:

Verknüpfter Account wieder löschen

Wenn du nicht mehr möchtest, dass ein von dir freigegebener Account dir Profile zuweisen kann bzw. deine Projekte steuern kann, dann kannst du jederzeit die Verknüpfung über das Symbol 'Löschsymbol' Verknüpfung löschen löschen.

Projekte in einem freigegebenen Account erstellen/bearbeiten

Wenn dir ein Account freigegeben wurde, kannst du jederzeit über die Projektansicht auch Projekte in diesem Account bearbeiten bzw. neu erstellen. Dazu wählst du einfach über das Drop-Down oben rechts den korrekten Account-Namen aus und bearbeitest dann deine Projekte wie gewohnt.

Zwischen Accounts wechseln
Zwischen Accounts wechseln

Profile freigeben

Um Profile einem anderen Account freizugeben, klicke unter dem Benutzersymbol user auf 'Profil-Transfer'. Hier kannst du Profile von deinem Konto auf das Konto eines anderen Nutzers übertragen.

Profile transferieren
Profile transferieren

Du kannst maximal die Anzahl an Profilen an einen anderen dir freigegebenen Account transferieren, die du selbst noch besitzt. Möchtest du mehr Profile übertragen, dann musst du zuvor weitere Profile kaufen.